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僕の本棚〜随時更新中〜

お客様との通信のやり取りに関して

2、お客様との連絡手段に関する注意点

1)電子メール

ー信できない設定の場合

携帯電話はパソコンからの迷惑メールを受信しないように設定することができます。

そのため、お客様の携帯電話の設定によっては、私たちへ送信はできるけれど、パソコンからのメールアドレスを受信できない場合があります。

そのような場合、「メールを受信していない。」「連絡が無い。」等とトラブルになります。

そのため、面談時にお客様とのメールのやり取りに関しては、双方、送受信できるか否かをまず確認しておきましょう。

なお、携帯電話のキャリアがa.uの場合、このような問題が起きやすい傾向にありますの注意が必要です。

注意すべきフリーメールアドレス

フリーメールアドレスとは、無料で作成できるメールアドレスのことです。

例えば、GmailYahooメールのことを指します。

特にYahooメールの場合、皆さんが送付されたメールが迷惑メールフォルダに入っている等し、お客様から「メールに対する返信が無い。」といったようなトラブルが発生します。

そのため、上記に加えて、双方メールの送受信を行い、お互いにお互いのメールが迷惑メールフォルダに入っていないかどうかを確認しましょう。

2FAX

メールの場合は、ローマ字、数字等組み合わせが多数に及び、誤配信を仮にしたとしても、他の方が受信する可能性は非常に低いのですが、FAXの場合は、誤配信した場合に、他の方が受信する可能性が高い傾向にあります。(FAXは数字の組み合わせのみのため)

そのため、FAXで書類をお客様に送付する場合は、事前に個人情報が記載されていない用紙を送付し、送付が確認できたら、個人情報を記載したメールを送付するようにしてください。

3)郵便

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郵便は原則簡易書留等で追跡ができるような形で送付してください。

後で、送付した受け取っていないというトラブルが生じます。

但し、簡易書留等で送付した場合、本人が自宅にいるか、もしくは、職場への再配達や郵便局への受け取りを選択しなければ、送付者へ返却されてきてしまいます。

そのため、本人にどこで受け取りたいのか、いつ受け取りが可能かどうかをきちんと聞いておきましょう。

簡易書留で送付しておきながら、返却されてきてしまいますと、余計な事務処理及び費用がかかってきてしまいます。

 

追跡不可能な郵便

全てを簡易書留で送付してしまうと、費用がかかりますので、重要な書類以外は普通郵便で送付しましょう。

けれども、お客様の表札等によっては郵便物が配達されずに返却されてきてしまう可能性があります。

そこで、面談時に、お客さんに郵便物の配送先をきちんと確認をし、できれば、自署しておいてもらった上で、郵送する場合は、郵送物をスキャンし残こしておくか、あるいは、コピーをして残こしておくのがよいでしょう。

J慷な封筒

a)レターパック500

A4サイズ(340mm×248mm)で重量が4坩米發如3cmという厚みを超えても、料金は全国一律500の郵送方法があります。しかも、郵送のスピードは速達扱いとなります。

さらに、追跡サービルもあり、対面での受け渡し(受領印又は署名にて御渡し。)となりますので、安心です。

書類の量が多く、簡易書留では、費用がかかり過ぎる場合にご利用ください。

なお、郵便局に行かなくても、ポストに投函んするだけでよく、簡易書留をするためだけに郵便局に行くより便利です。

b)レターパック350

A4サイズ(340mm×248mm)で重量が4坩米發如3cm以内ですが、料金は全国一律350の郵送方法があります。

追跡サービルもありますので、安心です。

但し、対面での御渡しではありませんのでご注意ください。



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